Rollenbasiertes UX & UI Redesign für ein komplexes Requirements Management System
Hohe Funktionsdichte bei gleichzeitigem Bedarf an schneller, reibungsloser Bedienbarkeit im Alltag.
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Die Ausgangslage
reqSuite® rm ist in der Praxis ein System, das sehr unterschiedliche Rollen bedienen muss. Administrierende Personen konfigurieren Strukturen, Templates und Regeln, während Projektbeteiligte im „Worker“ Kontext Anforderungen erstellen, prüfen und entlang definierter Lebenszyklen bearbeiten.
Im bestehenden Setup führten vor allem drei Faktoren zu unnötiger Komplexität:
- Starke Konfigurierbarkeit pro Kunde (individuelle Schemata, Attribute und Statuslogiken), die eine robuste UI Logik braucht.
- Uneinheitliche Muster (Navigation, Labels/Tags, Settings-Struktur), die mit wachsendem Funktionsumfang schnell zu Inkonsistenzen führen.
Das Problem
In komplexen B2B-Tools entsteht Friktion selten durch „zu wenig Funktionen“, sondern durch fehlende Klarheit in der Bedienlogik. Im Alltag zeigt sich das typischerweise so:
- User müssen bei vielen Entscheidungen gleichzeitig verstehen, wo sie sind, welcher Zustand gültig ist und was als nächstes erwartet wird.
- Ohne klare visuelle Regeln wird die Oberfläche mit Labels, Zuständen und Controls schnell „laut“, was Scanbarkeit und Entscheidungssicherheit reduziert.
- Wenn Admin- und Worker Aufgaben nicht sauber getrennt sind, sehen operative Rollen unnötige Konfigurationskomplexität, während Admins sich durch operative Details arbeiten müssen.
Das Ziel war daher nicht ein kosmetisches Redesign, sondern eine UX/UI-Transformation, die Komplexität strukturiert, Rollen konsequent abbildet und die Oberfläche langfristig skalierbar macht.
Unsere Lösung
Um den tatsächlichen Bedarf zu verstehen, hat unser Team die Nutzung der Kleiderschleuse direkt vor Ort intensiv beobachtet. Dabei haben wir analysiert, wie Mitarbeitende mit dem bestehenden System interagieren, welche Herausforderungen dabei auftreten und welche Schritte reibungslos funktionieren.
Wir haben uns Zeit genommen, Gespräche mit den Nutzern zu führen, um ihre Perspektiven und Wünsche besser zu verstehen. Basierend auf diesen Erkenntnissen haben wir die Software vollständig von Grund auf neu konzipiert.
Mit dem klaren Ziel, die Bedienung so intuitiv, nutzerzentriert und effizient wie möglich zu gestalten, damit sie den Arbeitsalltag optimal unterstützt.
Kommentar zum Redesign des Texxeo Textilmanagementsystems
Als Design Lead für das Redesign des Texxeo Textilmanagementsystems hatte ich die Möglichkeit, meine Expertise in Nutzerforschung, UX-Design und Systemoptimierung auf eine besonders spannende und anspruchsvolle Herausforderung anzuwenden. Unser Ziel war es, ein System neu zu gestalten, das nicht nur effizient, sondern vor allem intuitiv und stressfrei bedienbar sein sollte. Und dies für eine internationale Nutzergruppe mit vielfältigen Bedürfnissen und Vorerfahrungen.
Nutzerzentrierung durch vor-Ort-Analysen
Bei jedem UX Projekt beginne ich mit einem klaren Grundsatz: Die besten Lösungen entstehen immer dann, wenn wir die Nutzerbedürfnisse im realen Anwendungskontext verstehen. Aus diesem Grund haben wir die ursprüngliche Kleiderschleuse vor Ort analysiert, um die Interaktionen und potenziellen Hürden unserer Nutzer persönlich zu beobachten. Immer wieder tauchten dieselben Probleme auf: gestresste Nutzer, die im Systembogen verloren gingen, und eine mangelnde Verbindung zwischen dem Interface und den physischen Systemabläufen. Diese Beobachtungen halfen uns, zentrale Schmerzpunkte klar zu definieren und sie gezielt anzugehen.
Indikator Verlagerung und Ausrichtung am Lesefluss
Eine der maßgeblichen Designentscheidungen war die Verlagerung des Indikators von der linken auf die rechte Seite des Interfaces. Diese scheinbar kleine Änderung hatte enormes Potenzial. Indem wir den natürlichen Lesefluss – von links nach rechts – nutzen und die physische Position der Schleuse (rechts) in die Interfacestruktur einbezogen haben, schufen wir eine sinnvolle Verbindung zwischen der digitalen und der realen Umgebung. Diese Entscheidung zeigt, wie bedeutend es ist, die UX nicht isoliert, sondern in Wechselwirkung mit ihrem Kontext zu betrachten.
Visuelle Hierarchie und Farbkodierung zur Entlastung der Nutzer
Ein weiteres tragendes Element des Redesigns war der Fokus auf visuelle Struktur und Klarheit. Mit unserer visuellen Hierarchie haben wir gezielt sämtliche kognitive Hürden abgebaut. Die Statusbalken, kombiniert mit einer Farbskala aus Grün, Orange und Rot, bieten eine schnelle Orientierung und ermöglichen sofortige Entscheidungsfindung. Nutzer wissen jetzt auf den ersten Blick, ob ihre Auswahl korrekt ist, ohne aufwendige Erklärungen lesen zu müssen. Dies ist ein wesentliches Merkmal moderner Interfacegestaltung, das Effizienz und Nutzerzufriedenheit gleichermaßen fördert.
Transition von Listen zu Karten
Die Umstellung von einer rein textbasierten Listenansicht zu klar strukturierten Cards war ein entscheidender Schritt in Richtung Benutzerfreundlichkeit. Jede Karte wurde als Mini-Bereich gestaltet, in dem Nutzer sämtliche relevanten Informationen – wie ihren Kontingentstatus – auf einen Blick erfassen können. Dieses Micro-Interface-Design sorgt nicht nur für mehr Übersichtlichkeit, sondern unterstützt auch gezielte Entscheidungen. Es macht komplexe Daten und Interaktionen greifbar, ohne dabei die Nutzer zu überfordern.
Barrierefreiheit und internationale Nutzbarkeit
Da wir mit einer globalen Zielgruppe arbeiteten, war es essenziell, das System auch für Nutzer zugänglich zu machen, die nicht mit der darin verwendeten Sprache vertraut waren. Icons und visuell unterstützte Elemente ersetzten den Großteil des erklärenden Textes. Dadurch konnten wir nicht nur Sprachhürden abbauen, sondern auch die Bedienung insgesamt schneller und zugänglicher gestalten. Weniger Text, mehr Klarheit ist eine bewährte Strategie, insbesondere in stressbehafteten Anwendungsszenarien.
Dynamische Elemente für Echtzeit Feedback
Ein Höhepunkt unseres Designs war die Integration von dynamischen Elementen wie Progressbars und Badges. Diese interaktiven Features bieten den Nutzern Echtzeit Feedback und schaffen Transparenz. Der Fortschrittsbalken signalisiert beispielsweise, wie weit das persönliche Kontingent ausgeschöpft ist. Bei Überschreitungen reagiert das System intuitiv mit Farbwechseln, sodass Nutzer sofort gewarnt werden. Ergänzend dazu lenkt das animierte Badge System den Fokus auf aktuelle Aktionen und informiert optisch ansprechend über neu entnommene Kleidungsstücke. Beide Elemente zusammen garantieren ein hohes Maß an Orientierung und Sicherheit.
Kollaboration und Innovation
Dieser Erfolg war jedoch nicht nur das Ergebnis eines durchdachten Designs, sondern auch einer engen und produktiven Zusammenarbeit zwischen unserem Team und den Verantwortlichen bei Texxeo. Bereits zu Beginn des Projekts legten wir gemeinsam den Grundstein für ein systemübergreifendes Verständnis von User Experience. Dabei zeigte sich, wie wichtig es ist, UX nicht als isolierte Disziplin zu betrachten, sondern als ganzheitliche Strategie, die stärker in die DNA eines Systems und seiner Prozesse integriert werden muss.
Durch präzise Analysen, iteratives Prototyping und eine konsequente Fokussierung auf die Bedürfnisse der Endnutzer ist es uns gelungen, ein System zu schaffen, das Klarheit, Effizienz und intuitive Bedienbarkeit vereint. Dieses Projekt zeigt einmal mehr, wie wertvoll eine fundierte UX Strategie für den Erfolg und die Akzeptanz moderner Lösungen ist.
